Faktury elektroniczne ustrukturyzowane – co to znaczy?
Kategoria: Biznes | Autor: Monika Nowicka
Faktury elektroniczne to dokumenty sprzedażowe występujące w formie cyfrowej. Tak zwane e-faktury pozwalają usprawnić obieg dokumentacji oraz ograniczają nakłady czasu i pracy ponoszone na sam proces fakturowania. Faktury ustrukturyzowane to z kolei dokumenty zgodne z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Dowiedz się więcej.
Spis treści
E-faktury – na czym to polega?
Faktury elektroniczne, czyli e-faktury, to dokumenty zawierające te same dane, co standardowe papierowe faktury. Odróżnia je od nich jedynie to, że występują w formie cyfrowej. Warto wiedzieć, że na ich stosowanie pozwala znowelizowana Ustawa o VAT, do której zmiany dotyczące e-faktur wprowadzono 1 stycznia 2014 roku (art. 2 pkt 31 i 32 ustawy VAT).
Bardzo istotne jest to, że zgodnie z powyższym aktem prawnym elektroniczna faktura musi spełniać wszystkie poniższe warunki.
- Autentyczność pochodzenia – nie może być żadnych wątpliwości dotyczących tożsamości podmiotu wystawiającego.
- Integralność treści – oznacza, że na fakturze nie dokonano zmiany danych.
- Czytelność – w prawidłowy sposób prezentuje wszystkie wymagane informacje.
Zgodnie z przepisami faktura VAT może mieć zarówno formę papierową, jak i elektroniczną – obie wersje są równoważne. Natomiast e-faktura stanowi znaczne ułatwienie i pozwala usprawnić wiele procesów w firmie.
PDF a faktura ustrukturyzowana
Wiele firm obecnie decyduje się na wysyłkę faktur w formacie PDF. Warto wiedzieć, że ten rodzaj pliku nie jest fakturą ustrukturyzowaną, a jedynie akceptowanym przez prawo obrazem faktury zawierającej wszystkie elementy wymagane przez ustawę o VAT. Prawdziwa faktura ustrukturyzowana jest dokumentem umożliwiającym odczyt jego struktury – czyli np. plik w formacie XML (jak w przypadku JPK) czy Edifact.
Faktura elektroniczna ustrukturyzowana – nowoczesne podejście do fakturowania
Ustrukturyzowana faktura elektroniczna jest dokumentem, który musi być zgodny z określonymi specyfikacjami. Wymogiem jest to, że dokumenty są przekazywane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, czyli w Polsce np. Krajowego Systemu E-Faktur (KSeF).
Oznacza się ją przypisanym numerem, który identyfikuje fakturę w systemie. Ma ona postać wiadomości w formacie XML. Jest to uniwersalny język pozwalający na zapis danych razem z ich strukturą. Stosuje się w nim odpowiednie tagi i atrybuty, pod którymi są zapisywane konkretne wartości. Dzięki temu odbiorcy mogą automatycznie przetwarzać otrzymane dane.
Warto wiedzieć! Każdego dnia do KSeF wysyłanych jest około 1 miliona faktur.
KSeF już funkcjonuje, ale w czerwcu 2024 roku jeszcze nie jest obowiązkowy dla przedsiębiorców. Polska jest czwartym krajem UE, który wdroży takie rozwiązanie jako wymóg.
Od kiedy stanie się obowiązkowy?7 czerwca 2024 roku Prezydent RP podpisał nowelizację ustawy, dotyczącą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Przesuwa on termin wymogu wystawiania faktur w KSeF z 1 lipca 2024 roku na 1 lutego 2026 roku.
Jakie zalety zapewniają e-faktury?
Faktury elektroniczne pozwalają uzyskać:
- terminowość – mogą być dostarczane natychmiast,
- wysoką jakość danych,
- bezpieczeństwo – dane są skutecznie chronione, a e-faktura nie może zostać np. uszkodzona podczas wysyłki,
- wygodę i oszczędność czasu.
Należy również pamiętać, że za pewien czas e-faktury będą wymogiem. Warto już dziś się do tego przygotować.
