Wszystko, co warto wiedzieć o działaniu kart flotowych
Zarządzanie pojazdami w przedsiębiorstwie to proces, który wymaga nie tylko logistycznej precyzji, ale także ścisłej kontroli wydatków. Każdy menedżer floty czy właściciel firmy wie, jak dużym wyzwaniem bywa gromadzenie setek paragonów, weryfikacja tankowań i pilnowanie, by kierowcy nie przekraczali ustalonych budżetów. Ułatwieniem są karty paliwowe.
Czym jest karta flotowa i jak ułatwia pracę?
W dużym uproszczeniu narzędzie to działa jak identyfikator klienta biznesowego przypisany do konkretnego pojazdu (po numerze rejestracyjnym) lub kierowcy (imiennie). Nowoczesne karty flotowe stanowią elektroniczny nośnik informacji, który umożliwia bezgotówkowe regulowanie transakcji na stacjach benzynowych. Dzięki nim pracownik nie musi dysponować firmową gotówką ani brać faktur za każde pojedyncze tankowanie.
System ten opiera się na pełnej automatyzacji danych. W momencie, gdy kierowca podjeżdża na stację, używa plastikowego nośnika (lub aplikacji mobilnej) do autoryzacji zakupu. Informacja o wolumenie pobranego paliwa, jego rodzaju, a także miejscu i czasie tankowania trafia natychmiast do centralnego systemu zarządczego. Dla przedsiębiorcy oznacza to koniec z ręcznym wprowadzaniem danych do systemów księgowych z wyblakłych paragonów.
Co istotne, niektóre firmy oferujące karty flotowe umożliwiają ich przedpłatę, dzięki czemu przedsiębiorca nie musi się martwić o późniejsze rozliczenia z pracownikami.
Jakie korzyści dają firmom karty flotowe?
Jednym z głównych argumentów przemawiających za wdrożeniem tego systemu jest uproszczenie księgowości. W firmie, która posiada dziesięć aut, a każde z nich tankuje kilka razy w miesiącu, liczba pojedynczych faktur może sięgać kilkudziesięciu sztuk. Ich procesowanie generuje koszty administracyjne i zwiększa ryzyko błędu (np. zgubienia dokumentu).
Operatorzy systemów paliwowych oferują tzw. fakturowanie zbiorcze. Oznacza to, że raz w miesiącu (lub w innym ustalonym cyklu) do działu księgowości trafia jeden dokument obejmujący wszystkie operacje zrealizowane przez wszystkie pojazdy w firmie. Dzięki temu odliczanie podatku VAT staje się procesem szybkim i przejrzystym.
Pozostałe korzyści to, jakie daje korzystanie z kart flotowych, to:
• przejrzystość: przedsiębiorstwo ma dostęp do historii tankowań i usług w czasie rzeczywistym;
• kontrola nad flotą: łatwo wychwycić nieprawidłowości, np. ponadnormatywne tankowania lub próby wykorzystania pojazdu do celów prywatnych;
• optymalizacja tras: część systemów flotowych oferuje również dane dotyczące zużycia paliwa, spalania i lokalizacji pojazdu, co pozwala planować efektywniejsze przejazdy;
Dzięki takim informacjom firmy mogą podejmować bardziej świadome decyzje dotyczące eksploatacji pojazdów oraz zarządzania pracą kierowców.
Kto może skorzystać z tego rozwiązania?
Istnieje błędne przekonanie, że systemy bezgotówkowe są zarezerwowane wyłącznie dla gigantów logistycznych posiadających setki ciężarówek. Obecnie rynek jest bardzo otwarty. Z powodzeniem z takich udogodnień korzystają małe i średnie przedsiębiorstwa, a nawet firmy jednoosobowe, które dysponują zaledwie jednym lub dwoma samochodami służbowymi.
Przy wyborze operatora warto również zwrócić uwagę na koszty obsługi samego systemu (np. opłaty za wydanie nośników czy abonamenty miesięczne) oraz przejrzystość panelu do zarządzania flotą. Dobrze dobrany system to taki, który rośnie wraz z firmą i dostosowuje się do jej zmieniających się potrzeb transportowych.
